ALPEN metodu ilə planlama.

ALPEN metodu nədir?

Bu, işləri elə planlaşdırmaq üsuludur ki, həm hər şeyə çatmaq mümkün olsun, həm də həddindən artıq yüklənmədən qaçmaq mümkün olsun. Metodun müəllifi alman iqtisad professoru və vaxtın idarə olunması üzrə ekspert Lothar Seiwertdir. O, bu metodu beş əsas hissəyə bölmüşdür. Hər addımın ilk hərfi nəticədə ALPEN (almanca “Alplar”) sözünü əmələ gətirmişdir:

• A — tapşırıqlar siyahısının hazırlanması (Aufgaben);

• L — tələb olunan vaxtın qiymətləndirilməsi (Länge schätzen);

• P — bufer vaxtının planlaşdırılması (Pufferzeiten einplanen);

• E — tapşırıqların prioritetləşdirilməsi (Entscheidungen treffen);

• N — yekunların çıxarılması (Nachkontrolle).

Metodun mahiyyəti ondan ibarətdir ki, hansı tapşırıqlara həqiqətən vaxt ayırmağa dəyər olduğunu anlamaq, hansını isə sonraya saxlamaq lazımdır. Eyni zamanda, hər bir işə nə qədər vaxt sərf edəcəyini real qiymətləndirmək və fasilələrsiz işləməyin tükənməyə səbəb olduğunu unutmamaq vacibdir.

Əslində, ALPEN metodu bloklu planlaşdırma ilə klassik vaxt idarəetmə üsulu olan Eisenhower matrisinin birləşməsidir.

ALPEN metodu ilə işlərin planlaşdırılması

1. Siyahını tərtib edin

Bütün gün ərzində görmək istədiyiniz işləri yazın. Bunları kağız qeyd dəftərinə, telefon planlayıcısına və ya qeydlər tətbiqinə yaza bilərsiniz.

Siyahını sadəcə yadda saxlamaq cazibədar görünsə də, insan beyninin qısa müddətli yaddaşı məhduddur və eyni anda cəmi dörd tapşırıq və ya obyekt saxlaya bilər.

Əvvəlcədən tapşırıqları prioritetləşdirməyə ehtiyac yoxdur. Sadəcə ağlınıza gələn hər şeyi yazın. Siyahı böyük görünə bilər, lakin bu, normaldır.

2. Hər işə nə qədər vaxt lazım olduğunu qiymətləndirin

Vaxt idarəetməsinə yeni başlayanların buraxdığı ən böyük səhvlərdən biri çox iş planlaşdırmaq və sonra bunların hamısını yerinə yetirməyə vaxt çatmadığını görməkdir. Nəticədə insan ruhdan düşür və bu texnikaları tamamilə kənara qoyur.

Bunu qarşısını almaq üçün hər tapşırığa nə qədər vaxt lazım olduğunu mümkün qədər real qiymətləndirmək vacibdir. Ötən təcrübəyə əsaslanın və şəxsi xüsusiyyətlərinizi nəzərə alın – məsələn, tez yorulursunuzsa və ya təxirə salmağa meyllisinizsə.

Unutmayın ki, bütün bu işləri siz özünüz etməlisiniz, xəyali “superinsan” deyil.

Dəyərləndirmə tamamlandıqdan sonra hər bir tapşırığın yanına onun təxmini icra müddətini yazın.

3. Bufer vaxtı planlaşdırın

Başqa bir ümumi səhv – işləri bir-birinin ardınca planlaşdırmaqdır. Bu yanaşma iki böyük problemi ortaya çıxarır:

• İnsan fasiləsiz işləyə bilməz və istirahət etməlidir.

• Planlaşdırılmamış gecikmələr və gözlənilməz hadisələr bütün cədvəli poza bilər.

Məsələn, görüş bir az uzandı, podratçı sifarişi gecikdirdi, həmkarınız iclasa gec gəldi, yolda tıxaca düşdünüz və ya uşağınız bağçaya gedərkən gec hazırlandı – və budur, bütün günün planı pozulur. Bu, çox əsəbi və stresli ola bilər.

Bunun qarşısını almaq üçün hər tapşırıq arasında bufer vaxtı ayırın. Əgər gözlənilməz hadisələr baş versə, bu vaxt aralığı digər işləri yerinə yetirmək üçün sizə kömək edəcək. Əgər heç bir problem yaranmasa, bu müddəti dincəlməyə, kitab oxumağa, gəzməyə və ya başqa şəxsi işlərinizə sərf edə bilərsiniz.

Bufer bloklarının müddəti fərdi şəkildə təyin olunmalıdır. ALPEN metoduna görə, onlar iş gününün 40%-ni təşkil etməlidir.

4. Tapşırıqları prioritetləşdirin

Bu mərhələdə siyahının ilkin versiyasının tamamilə real olmadığı aydın olur. Bütün tapşırıqlara çatmaq mümkün olmaya bilər. Ona görə də prioritetləri müəyyənləşdirmək və bəzi işləri ixtisar etmək lazımdır.

Bunun üçün Eisenhower matrisi yaxşı işləyir. Burada tapşırıqlar dörd kateqoriyaya bölünür:

1. Vacib və təcili – dərhal icra edilməlidir.

2. Vacib, lakin təcili deyil – birinci qrupdakı işlər tamamlandıqdan sonra görülə bilər.

3. Təcili, lakin vacib olmayan – mümkün qədər başqalarına həvalə edilməlidir.

4. Nə təcili, nə də vacib – tamamilə silinməli və ya uzun müddətə təxirə salınmalıdır.

Bu üsul siyahını əhəmiyyətli dərəcədə qısaldır və daha real hala gətirir.

5. Yekunları çıxarın

Günün sonunda planlayıcınızı açın və özünüzə aşağıdakı sualları verin:

• Hansı işləri yerinə yetirə bildim, hansıları yox?

• Bütün tapşırıqları yerinə yetirmək üçün kifayət qədər vaxtım oldu?

• Vaxtı düzgün qiymətləndirdim, yoxsa gələn dəfə daha çox vaxt nəzərdə tutmalıyam?

• Gözlənilməz halları idarə etmək və dincəlmək üçün kifayət qədər bufer vaxtım var idi?

• Həm vacib, həm də təcili işləri yerinə yetirə bilirəmmi? Yoxsa yalnız təcili işlərə fokuslanaraq əsas işlərimi laqeyd qoyuram?

• Gələn dəfə planımı daha səmərəli etmək üçün nə edə bilərəm?

Bu suallara cavab verdikdən sonra tamamlanmamış işləri növbəti günə köçürün və səhvlərdən nəticə çıxararaq yeni plan tərtib edin.

ALPEN metodu, gündəlik işlərinizi daha səmərəli planlaşdırmağa, lazımsız yüklənmədən qaçmağa və məhsuldarlığınızı artırmağa kömək edən güclü bir vasitədir. Əsas məqsəd təkcə hər şeyi yerinə yetirmək deyil, həm də işləməyi rahat və məhsuldar hala gətirməkdir.